​Этика электронной переписки: правила делового общения 1507

То, как мы общаемся, напрямую влияет на то, какими нас видят и воспринимают окружающие. И если в мире оффлайн встречают по одежке, то в среде интернет ваша визитная карточка – это способность общаться, т.е. писать электронные письма. Рассмотрим основные правила делового этикета.

Ваш адрес электронной почты

Несмотря на очевидность, это важно. В западном мире принято иметь деловой ящик (для деловой корреспонденции) и личный. Согласитесь, если вы — уважаемый в научной среде ученый или успешно движетесь в указанном направлении, но до сих пор пользуетесь ящиком svetik-konfetka79@mail.ru, это выглядит по меньше мере несерьезно.

Оставьте личный ящик для регистрации в социальных сетях, интернет-магазинах и других сфер неделовой жизни, а для серьезных вещей придумайте что-то конкретное, ясное и лаконичное – обычно принято использовать в названии своего электронного ящика имя и фамилию.

На известных больших сервисах (mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.д.) подобрать лаконичный адрес может быть непросто. Поэтому можете посмотреть в сторону альтернативных вариантов: Outlook.com, Yahoo Mail, Mail.com. Интересный вариант - Protonmail.com, это самый защищенный и безопасный почтовый сервис.

Вполне можно вести рабочую переписку с официального вузовского адреса. Наверняка он у вас есть, даже если вы об этом еще не знаете! Кстати, некоторые скопусовские журналы принимают статьи только с официальных университетских имейлов.

Также считается хорошим тоном сразу настроить поле "От кого" для ящика – ваши имя и фамилия. Не псевдоним, не легкомысленные вариации с именем светик-цветик – мы указываем имя для своей визитной карточки, а не логинимся на сайте Игры.ру.

Электронное письмо

Тема (заголовок) письма

Важно всегда указывать тему письма. Например, если вы отправляете нам статью на публикацию , возможны такие варианты темы письма – Статья, Научная статья, Статья на публикацию. Так редактор поймет, с чем имеет дело, уже до того, как прочитает ваше письмо. Современный деловой человек получает порядка 150 писем в день! А редакторы журнала «Молодой ученый» могут получать еще больше писем, именно поэтому так важно указать тему письма – краткое сообщение о том, что содержит ваше письмо, обычно это 1-5 слов. Не путайте поле «Заголовок письма» и поле, в котором пишется само письмо.

Приветствие

Итак, мы начинаем писать письмо. Пожалуйста, следите за тем, чтобы случайно не написать текст вашего письма в поле «Тема». Во-первых, это некрасиво, во-вторых, в поле для заголовка существует ограничение по символам и есть опасность того, что ваше письмо окажется неполным и недописанным, и важная информация потеряется.

С приветствием все достаточно просто – Здравствуйте, Добрый день, Уважаемый...! Избегайте канцеляризмов – не стоит писать избитое «Доброго времени суток», т.к. вашему реципиенту (получателю письма) совершенно неважно, утром вы пишете письмо или поздним вечером, в то время как данный канцеляризм больно режет уши и считается грамматически неверным. Если вы обращаетесь к получателю письма, старайтесь использовать его имя и отчество, без фамилии. «Уважаемая Иванова Светлана Петровна» – неверно. Правильно - «Уважаемая Светлана Петровна». Двигаясь в сторону западных стандартов, мы широко используем обращение по имени, без отчества, но в деловой переписке желательно использовать Имя+Отчество хотя бы до тех пор, пока вы не обменялись друг с другом как минимум полусотней писем.

Текст сообщения

После приветствия следует текст сообщения, т.е. непосредственно письмо. Не забывайте про грамматику и пунктуацию. Технологии удивляют с каждым днем, а автоматическая проверка правописания существует уже давным-давно, поэтому обидно не воспользоваться всплывающими подсказками, подчеркнутыми красным словами и т.д. Активно пользуйтесь проверенными сервисами, например, Грамота.ру .

В своем письме будьте краткими, пишите по существу и избегайте длинных имейлов, не усложняйте предложения и не нанизывайте падежные конструкции друг на друга. Существует убеждение, что чем сложнее написана фраза, тем внушительнее будет её значение. Однако, мы скорее получаем пустое предложение, смысл которого сложно уловить, поэтому сами будьте проще и упрощайте все, что можно упростить – в данном случае текст вашего сообщения.

Главное – придерживаться делового стиля общения. О том, какие стили используются в научной среде, можно почитать здесь .

Подпись

Обычно принято писать «С уважением, Фамилия Имя». Выдумывать новое, пожалуй, не стоит.

Типичные ошибки

• Не стоит писать «Вы» с большой буквы. В наше время, это не показатель вашего уважения, а моветон. Вы продемонстрируете глубину своего уважения, если будете придерживаться основных правил, указанных в данной статье.
• При написании не стоит использовать только ЗАГЛАВНЫЕ буквы. В онлайн-общении это считается криком. То же самое касается и восклицательных знаков. В письме допустим только один восклицательный знак – сразу же после приветствия.

Итак, письмо готово к отправке!

Внимательно, несколько раз перечитайте и проверьте ваше письмо перед отправкой! Убедитесь, что вы вложили верный файл (самый проверенный и самый последний). Помните о 150 письмах в день? Старайтесь отправлять одно письмо вместо 5-10. Не путайте электронные письма с сообщениями в мессенджерах. Не стоит писать – «Получил ваше письмо, подумаю над ним до вечера». Спокойно думайте, затем отвечайте. Для любого получателя электронных писем нет ничего страшнее получения бесконечных черновиков: «Нет, вот это последний вариант», «Извините, теперь самый последний», «Удалите все предыдущие письма, но рассмотрите вот это». Лучше не спешите – проверьте внимательно все, что написали, перечитайте и затем – нажимайте кнопку «Отправить».

И напоследок. Обращайте внимание на то, что многие компании используют сервисы автоматических рассылок, это значит, что какая-то повторяющаяся и обновляемая информация отправляется компьютером, без участия живого человека. Не стоит отвечать на такие письма, а спасибо можно сказать мысленно.