Внедрение современных цифровых технологий в различные сферы жизни общества оказывает все большее и большее влияние на деятельность кадровых подразделений в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее — ИОГВ).
Опыт кадровой работы в период 2011–2021 гг. показывает, что деятельность кадровых подразделений в ИОГВ (далее — кадровые подразделения) частично происходит в цифровой среде. Обратим внимание на следующее.
- Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.08.2019 № 522 «О государственной информационной системе Санкт-Петербурга «Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга» государственная информационная система Санкт-Петербурга «Автоматизированная информационная система «Управление персоналом государственных органов в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» преобразована в государственную информационную систему Санкт-Петербурга «Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга» (далее — УПГО). Пользователями УПГО являются практически все сотрудники кадровых подразделений. В ИОГВ назначаются операторы УПГО, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку, предоставление, распространение, защиту информации, содержащейся в УПГО, и доступ к ней. Как правило, в ИОГВ, в которых кадровые подразделения состоят из 2–3 сотрудников, операторами УПГО назначаются все сотрудники кадрового подразделения. В настоящее время сотрудники кадровых подразделений осуществляют следующие виды деятельности в УПГО:
– формирование и ведение электронных данных личного дела сотрудников государственного органа;
– оформление отпусков;
– формирование приказов о приеме, перемещении, увольнении сотрудников;
– формирование приказов по осуществлению организационно-штатных мероприятий;
– формирование структурных схем ИОГВ;
– формирование запросов на получение и передачу данных личных дел сотрудников из других государственных органов;
– работа с общим резервом, молодежным кадровым резервом, резервом управленческих кадров;
– работа с информацией о вакантных должностях в подведомственных организациях (включая работу с электронными данными личных дел руководителей подведомственных организаций);
– работа со сведениями о трудовой деятельности гражданских служащих и работников в электронном виде;
– формирование и ведение реестра гражданских служащих;
– формирование кадровой комплексной отчетности и направление её в установленные сроки в уполномоченный орган Санкт-Петербурга по координации деятельности ИОГВ по вопросам государственной службы;
– исполнение поручений уполномоченного органа Санкт-Петербурга по координации деятельности ИОГВ по вопросам государственной службы;
– работа с подсистемой УПГО «Личный кабинет гражданского служащего» (создание автоматизированных рабочих мест гражданских служащих; отображение в личных кабинетах гражданских служащих сведений из их личных дел; ведение учета, планирование и контроль профессионального развития гражданских служащих; формирование программы ИОГВ по профессиональному развитию гражданских служащих);
– работа с подсистемой «Учет персонала государственных органов» (ведение автоматизированного учета количественного и качественного состава гражданских служащих, работников и рабочих; ведение кадрового учета руководителей подведомственных предприятий и учреждений; формирование печатных форм; информационное взаимодействие с федеральной государственной информационной системой в области государственной службы и кадров);
– работа с подсистемой «Система защиты информации» (обеспечение защиты персональных данных);
– работа с подсистемой «Кадровый портал» (распространение информации о вакантных должностях гражданской службы, конкурсах на замещение вакантных должностей гражданской службы, конкурсах на включение в кадровый резерв, образовательных программах повышения квалификации гражданских служащих, информационных материалов в сфере гражданской службы; обеспечение возможности подачи через личный кабинет документов в электронном виде для участия в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы, в конкурсе на включение в кадровый резерв, включение в молодежный кадровый резерв Санкт-Петербурга и прохождение практики или стажировки в государственном органе Санкт-Петербурга).
Обобщая свой опыт работы в УПГО, авторы отмечают, что система удобна в работе с электронными данными личных дел сотрудников ИОГВ, руководителей подведомственных организаций; в работе с приказами; в работе по формированию статистической информации; в ведении реестра гражданских служащих; в организации взаимодействия с личными кабинетами сотрудников ИОГВ; в применении служебных функций.
Отдельного внимания заслуживает функция «Вакансии и конкурсы», позволяющая в электронном формате осуществить такие процедуры, как:
– формирование объявления о конкурсе, например на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (включая данные о конкурсе);
– формирование объявления о вакантных должностях гражданской службы;
– получение от кандидатов документов в электронном виде для участия в конкурсе;
– просмотр документов;
– информирование кандидатов (о допуске к участию в конкурсе; причинах отказа в участии в конкурсе; о дате, месте и времени проведения второго этапа конкурса; о включении в кадровый резерв; о результатах конкурса).
Механизм реализации вышеназванных процедур прост и хорошо работает (практика 2019–2021 гг.). Ответственный за работу в УПГО сотрудник кадровой службы ИОГВ (далее — сотрудник) вводит в системе информацию о конкурсе и вакансии (тип конкурса, место и время приема документов, срок приема документов, порядок проведения конкурса, должностной оклад, название организации, название подразделения и должности, уровень образования, специальность, должностные обязанности, квалификационные требования к профессиональным знаниям, квалификационные требования к профессиональным навыкам, контактные данные). После заполнения формализованных форм сотрудник направляет информацию на проверку и модерацию в Комитет государственной службы и кадровой политики администрации губернатора Санкт-Петербурга (далее — КГСКП). Следующий шаг: информация о конкурсе и вакансии размещается на страницах «Вакансии», «Конкурсы» кадрового портала администрации Санкт-Петербурга (далее — кадровый портал).
Гражданские служащие ИОГВ и все граждане Российской Федерации могут ознакомиться на кадровом портале с информацией о конкурсе и при желании принять участие в конкурсной процедуре: подать в электронном виде все необходимые документы. Документы подаются кандидатами с использованием сервиса «личный кабинет» (регистрация производится на кадровом портале) после прохождения процедуры авторизации в единой системе идентификации и аутентификации.
После загрузки документов, выбирая соответствующую опцию в личном кабинете кадрового портала, кандидаты направляют документы для рассмотрения в ИОГВ.
Просмотр документов осуществляет сотрудник ИОГВ, проверяя следующее:
– адресованы ли документы именно в данное ИОГВ;
– доступны ли документы для прочтения;
– оформлены ли документы в соответствии с действующим законодательством.
Далее сотрудник ИОГВ информирует кандидатов посредством УПГО в форме электронного письма, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Таким образом, применение на практике функции «Вакансии и конкурсы» УПГО является примером успешного осуществления в цифровой среде деятельности кадровых служб по объявлению конкурсных процедур и приему документов от кандидатов.
Какие направления деятельности кадровых подразделений в настоящее время осуществляются посредством УПГО? Благодаря системе кадровые подразделения осуществляют в электронном формате часть направлений своей деятельности, таких как кадровое делопроизводство; обеспечение прохождения гражданскими служащими государственной гражданской службы; обеспечение реализации трудовых отношений лицами, замещающими должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы; обеспечение реализации трудовых отношений директорами подведомственных предприятий и учреждений.
Авторы, как практики, замечают, что для полноценной работы кадровых подразделений в цифровой среде еще многое надо сделать. При всех первичных успехах работы в системе рано подводить итоги. Предстоит большая работа по дальнейшему развитию УПГО. В частности, система должна быть дополнена:
– подсистемой для обеспечения деятельности комиссий (аттестационной; конкурсной; комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов; комиссии по установлению квалификационных категорий; комиссии по противодействию коррупции; комиссии по рассмотрению вопросов, связанных с истечением стажа; комиссии по проведению служебной проверки; комиссии по приему-передаче дел руководителя государственного органа; комиссии по проверке знаний требований охраны труда; комиссии по проведению конкурса на замещение вакантной должности руководителя государственного унитарного предприятия и руководителя государственного учреждения, подведомственных органу власти);
– подсистемой «Воинский учет»;
– подсистемой «Кадровое строительство» (включая создание автоматизированного электронного комплекса по моделированию организационно-штатного построения ИОГВ) [1];
– сервисом, обеспечивающим хранение сканированных кадровых документов.
- Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 09.07.2014 № 581 «О государственной информационной системе Санкт-Петербурга «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга» Единая система электронного документооборота и делопроизводства преобразована в государственную информационную систему Санкт-Петербурга «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти» (далее — ЕСЭДД). ЕСЭДД предназначена для комплексной автоматизации деятельности ИОГВ, подведомственных им государственных организаций по организации делопроизводства и документооборота; перехода ИОГВ на электронный документооборот; электронного взаимодействия органов власти с иными органами власти, организациями и гражданами. В ЕСЭДД работают все без исключения сотрудники кадровых подразделений государственных органов. В соответствии с Порядком работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 № 1102, участники электронного документооборота ИОГВ и подведомственных учреждений:
– создают электронные документы;
– осуществляют обмен электронными документами;
– визируют и подписывают электронные документы;
– работают с базами данных.
Авторы обращают внимание на важную функцию ЕСЭДД — контроль исполнения документов, который включает в себя:
– постановку поручения на контроль, создание контрольной карты поручения;
– проверку своевременности доведения документов и поручений до конкретных исполнителей программными средствами;
– предварительную проверку и регулирование хода исполнения, редактирования контрольной карты;
– снятие поручения с контроля, закрытие контрольной карты поручения;
– формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.
Многолетняя практика работы авторов в ЕСЭДД свидетельствует о том, что система с каждым годом развивается и дополняется новыми сервисами, которые позволяют экономить рабочее время и силы сотрудников кадровых подразделений. В частности, ранее закрытие контрольных карт поручений осуществлялось в ручном режиме с предоставлением материалов об исполнении поручения в бумажном варианте. Требовалось время и транспорт для того, чтобы исполнитель привез документы в контролирующий исполнение поручения государственный орган. Теперь закрытие контрольных карт поручений осуществляется в электронном виде, что не требует от исполнителя затрат на дорогу, транспорт, а также предоставления копий множества документов в бумажном варианте.
Безусловно, ЕСЭДД серьёзно ускорила переход ИОГВ и подведомственных учреждений (предприятий) на электронный документооборот. Однако нельзя утверждать, что все вопросы решены и переход на электронный документооборот оборот осуществлен полностью. Например, согласование назначения кандидатов на должности главной группы осуществляется в бумажном виде; формирование пакетов документов для поощрения почетными грамотами и благодарностями ИОГВ осуществляется также на бумаге. И еще дополнительно требуется в наградном пакете предоставлять копию трудовой книжки. Все вышеперечисленное со временем, конечно, должно осуществляться в цифровом формате.
Посредством ЕСЭДД кадровые подразделения осуществляют в электронном формате такие направления своей деятельности, как:
– кадровое делопроизводство;
– планирование работы кадрового подразделения на год;
– организация проведения внутренних мероприятий государственного органа (совещания, доведение информации, организация юбилеев органа власти и др.), дней благоустройства города, спортивных мероприятий, избирательных кампаний, мероприятий по профилактике COVID-19, вакцинации.
Отдельно следует отметить, что ЕСЭДД обладает функцией проведения онлайн-тестирования всех гражданских служащих по вопросам прохождения гражданской службы, противодействия коррупции, об информатизационных технологиях, о культуре и истории Санкт-Петербурга, о деятельности ИОГВ. Данный инструмент помогает гражданскому служащему не только оценить свои знания по соответствующим вопросам, но и обучаться.
- Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 26.09.2019 № 663 «О государственной информационной системе Санкт-Петербурга «Противодействие коррупции» создана государственная информационная система Санкт-Петербурга «Противодействие коррупции» (далее — система). Ответственные за работу по противодействию коррупции в ИОГВ (как правило, это руководители кадровых подразделений либо один из гражданских служащих кадрового подразделения) посредством системы:
– обеспечивают работу по противодействию коррупции в ИОГВ и в подведомственных организациях ИОГВ (размещают приказы, планы и программы по противодействию коррупции; отчеты, статистику, результаты проверок; контролируют сроки исполнения поручений и т. д.);
– обеспечивают деятельность комиссии по соблюдению требований к служебному поведению гражданских служащих ИОГВ и урегулированию конфликта интересов;
– обеспечивают соблюдение гражданскими служащими ограничений и запретов, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных федеральным законом «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами;
– обеспечивают деятельность комиссии по противодействию коррупции в ИОГВ.
Посредством государственной информационной системы Санкт-Петербурга «Противодействие коррупции» кадровые подразделения осуществляют в электронном формате работу по профилактике коррупционных и иных правонарушений в ИОГВ и подведомственных организациях, включая антикоррупционный мониторинг. На сегодняшний день еще рано подводить итоги работы в системе в силу того, что кадровые подразделения ИОГВ ведут в ней тестовые работы.
- О разрабатываемой государственной информационной системе Санкт-Петербурга. Комитетом по труду и занятости населения Санкт-Петербурга и Комитетом по информатизации и связи (Санкт-Петербург) с 2019 года ведется работа по созданию государственной информационной системы Санкт-Петербурга «Охрана труда и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства», функционал которой, при ее реализации, позволит кадровым подразделениям электронно организовать свою работу в ИОГВ по осуществлению ведомственного контроля за соблюдением трудового законодательства в подведомственных организациях (организацию, планирование, контроль, отчетность по ведомственному контролю планируется осуществлять в цифровом формате) [4].
В данной государственной информационной системе Санкт-Петербурга кадровыми подразделениями ИОГВ планируется осуществление таких направлений деятельности, как охрана труда и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства в подведомственных организациях.
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.03.2017 № 256 «О федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» на базе инфраструктуры Федеральной государственной информационной системы «Федеральный портал государственной службы и управления кадров» создана Федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (далее — единая система).
Единая система создана в целях повышения эффективности межведомственного взаимодействия и внутренней организации деятельности по управлению кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации при реализации государственной функции по осуществлению кадровой работы в государственных органах [6].
Уполномоченные сотрудники кадровых подразделений ИОГВ, ответственные за работу в единой системе, обеспечивают предоставление кандидатами документов в электронном виде для участия в конкурсах на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга и включения в кадровый резерв ИОГВ. Работа осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 05.03.2018 № 227 «О некоторых мерах по внедрению информационных технологий в кадровую работу на государственной гражданской службе Российской Федерации».
Посредством единой системы сотрудники кадровых служб ИОГВ осуществляют в электронном формате такое направление своей деятельности, как обеспечение прохождения гражданскими служащими государственной гражданской службы.
Дополнительно следует отметить, что единая система в рубрике «Профессиональное развитие» содержит «Тесты для самопроверки». Данный инструмент помогает кандидату на государственную гражданскую службу оценить уровень своих компетенций, необходимых для работы в органе власти.
Комментируя вышеизложенное, авторы отмечают, что с каждым годом:
– увеличивается количество государственных информационных систем, посредством которых все больше направлений деятельности кадровых подразделений ИОГВ осуществляется в цифровой среде;
– увеличивается количество сервисов в государственных информационных системах Санкт-Петербурга (в УПГО добавились сервисы: индивидуальные планы профессионального развития, заявки на конкурсы, печатные формы, проект штатного расписания; в ЕСЭДД добавились сервисы: контрольная карта, перечень заданий контролируемых документов для ИОГВ, справка предупредительного контроля);
– повышается качество работы сервисов (служебных функций); в частности, качество работы функции «Вакансия и конкурсы» в УПГО заслуживает высокой оценки.
В то же время есть вопросы, на которые следует обратить внимание. Например, в период организации и проведения конкурсных процедур, в частности на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, сотрудникам кадровых подразделений приходится:
– формировать объявление и направлять его в КГСКП для публикации на сайте администрации Санкт-Петербурга (затем осуществлять прием документов на участие в конкурсе в бумажном виде; отправлять информацию кандидатам почтой);
– проводить работу по объявлению конкурса и приему документов в Федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации»;
– проводить работу по объявлению конкурса и приему документов в УПГО.
В итоге сотрудниками кадровых подразделений осуществляется тройная работа по объявлению конкурса и приему документов. Такое положение дел недопустимо и требует решения: нужно исключить дублирование работ по одному и тому же предмету действий.
Для наглядности авторы схематично представили государственные информационные системы, в которых работают (планируют работать) сотрудники кадровых подразделений ИОГВ (см. рис. 1).
О перспективах. Какие новшества цифровизации ожидаются в деятельности кадровых подразделений ИОГВ? Вопрос актуальный, ибо развитие цифровых технологий идет довольно стремительно, и сотрудникам кадровых подразделений ИОГВ важно знать «цифровые» новеллы, чтобы подготовиться к работе в новых условиях. С целью ответа на поставленный вопрос обратим внимание на национальную программу «Цифровая экономика Российской Федерации».
|
Государственная информационная система Санкт-Петербурга «Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга» (2019 год) |
Государственная информационная система Санкт-Петербурга «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти» (2014 год) |
||
|
Государственная информационная система Санкт-Петербурга «Противодействие коррупции» (2019 год) |
Государственные информационные системы, в которых работают (планируют работать) сотрудники кадровых служб ИОГВ |
Государственная информационная система Санкт-Петербурга «Охрана труда и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства» (2021 год, находится в разработке) |
|
|
Федеральная государственная информационная система «Единая информационная система управления кадровым составом государственных гражданских служащих Российской Федерации» (2017 год) |
|||
Рис. 1
Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 № 204 «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года» дан старт разработке и осуществлению национального проекта по ряду направлений, включая цифровую экономику.
Протоколом заседания президиума Совета при президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам от 04.06.2019 № 7 утвержден паспорт национального проекта «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (далее — Национальная программа).
Национальная программа включает в себя следующие федеральные проекты (см. рис. 2).
|
Федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды» (письмо Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.09.2020 № 26355-ВФ/Д31и «О новой редакции паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации») |
Федеральный проект «Цифровое государственное управление» (президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28.05.2019 № 9) |
||
|
Федеральный проект «Цифровые технологии» (президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28.05.2019 № 9) |
Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» |
Федеральный проект «Кадры для цифровой экономики» (президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28.05.2019 № 9) |
|
|
Федеральный проект «Информационная инфраструктура» (президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28.05.2019 № 9) |
Федеральный проект «Информационная безопасность» (президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 28.05.2019 № 9) |
||
Рис. 2
Авторы выделяют вопросы деятельности кадровых подразделений, которые затрагивают федеральные проекты. Дадим их краткий обзор.
Федеральный проект «Нормативное регулирование цифровой среды» включает в себя такие вопросы правового обеспечения, как:
– учет сведений о трудовой деятельности работника, гражданского служащего в электронном виде (статья 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, статья 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», постановление правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»);
– изменение, заключение, расторжение и хранение трудовых договоров в электронном виде.
Федеральный проект «Информационная инфраструктура» затрагивает такие вопросы кадровой работы, как перевод в государственную единую облачную платформу информационных систем и информационных ресурсов органов государственной власти (включая информационные системы управления персоналом государственных органов регионов).
Федеральный проект «Кадры для цифровой экономики» охватывает вопросы обеспечения подготовки высококвалифицированных кадров для цифровой экономики (включая обучение руководителей и сотрудников органов власти и органов местного самоуправления компетенциям и технологиям, востребованным в условиях цифровой экономики).
Федеральный проект «Информационная безопасность» решает задачи обеспечения информационной безопасности на основе отечественных разработок при передаче, обработке и хранении данных (включая персональные данные гражданских служащих и работников государственных органов), гарантирующей защиту интересов личности и государства.
Федеральный проект «Цифровые технологии» нацелен на преобразование отраслей экономики посредством цифровых технологий и платформенных решений (включая разработку цифровых инструментов (цифровых платформ) для реализации направлений кадровой работы).
Федеральный проект «Цифровое государственное управление» направлен:
– на обеспечение предоставления кадровых сервисов в электронном виде (электронный кадровый документооборот);
– создание типового автоматизированного рабочего места государственного служащего в органах государственной власти на базе отечественного программного обеспечения;
– обеспечение развития и функционирования федеральной информационной системы «Единая информационная система управления составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (включая внедрение электронного кадрового документооборота);
– внедрение в деятельность органов государственной власти, а также подведомственных организаций межведомственного юридически значимого электронного документооборота с применением электронной подписи;
– обеспечение функционирования платформы поиска работы и подбора персонала в информационно-аналитической системе «Общероссийская база вакансий «Работа в России»;
– обеспечение долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости для органов государственной власти;
– обеспечение создания платформы идентификации, включая биометрическую идентификацию, облачную квалифицированную электронную подпись, цифровые профили гражданина и юридического лица, а также единое пространство доверия электронной подписи на базе единой системы идентификации и аутентификации;
– обеспечение развития системы «Мир» и введение, функционирование и развитие удостоверения личности (электронного паспорта) гражданина Российской Федерации.
Обобщая вышеизложенное, авторы условно представляют перспективы деятельности кадровых подразделений через укрупнённые составляющие (см. рис. 3).
Комментируя рис. 3, мы находим, что в ближайшем будущем (7–10 лет) не только планируется полностью осуществлять деятельность кадровых подразделений в электронном виде, в частности кадровый документооборот, но и будет создано единое пространство доверия электронной подписи, цифровые профили гражданина и юридического лица, введен в действие электронный паспорт гражданина Российской Федерации, проведены глобальные качественные изменения, например объединение информационных систем и информационных ресурсов органов государственной власти в единую облачную платформу.
|
Ведение кадрового делопроизводства в электронном виде |
Обеспечение долгосрочного архивного хранения электронных документов |
Обеспечение информационной безопасности обработки и хранения персональных данных |
|
Обучение руководителей и сотрудников (включая сотрудников кадровых подразделений) государственных органов компетенциям и технологиям, необходимым в условиях цифровой экономики |
Перспективы цифровизации деятельности кадровых подразделений |
Внедрение в деятельность органов государственной власти, подведомственных организаций межведомственного юридически значимого электронного документооборота |
|
Создание типовых автоматизированных рабочих мест гражданского служащего (работника) на базе отечественного программного обеспечения и компьютерной техники |
Разработка цифровых платформенных решений для реализации направлений кадровой работы, в частности обеспечение функционирования платформы поиска работы и подбора персонала в информационно-аналитической системе «Общероссийская база вакансий «Работа в России» |
Создание единой облачной платформы, объединяющей информационные системы и информационные ресурсы органов государственной власти |
|
Развитие и функционирование федеральной информационной системы «Единая информационная система управления составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (включая внедрение электронного кадрового документооборота) |
||
|
Создание платформы идентификации, включая биометрическую идентификацию, облачную квалифицированную электронную подпись, цифровые профили гражданина и юридического лица, а также единое пространство доверия электронной подписи на базе единой системы идентификации и аутентификации |
||
|
Введение, функционирование и развитие удостоверения личности (электронного паспорта) гражданина Российской Федерации |
Рис. 3
Касаясь темы планируемых глобальных качественных изменений [5], авторы констатируют, что цифровизация уже в настоящее время вносит глубокие изменения не только в аспекты деятельности кадровых подразделений, но и в рабочие процессы управления ИОГВ. Вот некоторые примеры.
Государственная информационная система Санкт-Петербурга «Управление персоналом государственных органов Санкт-Петербурга» (УПГО). Руководитель ИОГВ, используя УПГО, имеет все возможности ознакомиться с электронными данными личных дел гражданских служащих и работников, провести анализ движения личного состава, спланировать перемещения, ознакомиться со статистической кадровой информацией, проконтролировать исполнение приказов по кадрам, оценить, насколько штатная структура соответствует возложенным задачам и полномочиям ИОГВ и т. п. Все вышеперечисленные действия (перечень не полный) руководитель ИОГВ выполняет без участия кадровиков и без посещения помещений кадровых подразделений.
Таким образом, руководитель ИОГВ, осуществляя управление кадровым составом ИОГВ, использует данные информационной системы, которые всегда под рукой. Нет необходимости задействовать сотрудников кадровых подразделений для формирования и предоставления информации. Экономятся время и силы. Благодаря цифровым технологиям интересующая кадровая информация формируется и структурируется за доли секунды, сокращая длительность подготовительных процессов перед принятием управленческого решения должностным лицом.
Также УПГО обеспечивает постановку задач (запросов, поручений) уполномоченным органом Санкт-Петербурга по координации деятельности ИОГВ по вопросам государственной службы (далее — уполномоченный орган) напрямую руководителям кадровых подразделений ИОГВ. Руководители кадровых подразделений ИОГВ исполняют поручения и отчитываются в установленные сроки в системе напрямую в уполномоченный орган, который осуществляет контроль потоков кадровой информации. Данный пример показывает, что посредством использования ресурсов и сервисов УПГО возможно осуществлять управление кадровым составом ИОГВ (информацией о кадровом составе ИОГВ), минуя руководителя ИОГВ. С позиции существующей системы управления ИОГВ это недопустимо, ибо управление ИОГВ построено на принципе единоначалия [2]. Это означает, что в системе управления ИОГВ все запросы информации, поручения и задания должны осуществляться только через руководителей ИОГВ, которым и подчинены напрямую руководители кадровых подразделений.
Государственная информационная система «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти» (ЕСЭДД). Руководитель посредством сервисов ЕСЭДД стационарно и мобильно осуществляет управленческие функции, включая:
– просмотр входящих документов, исходящих документов;
– формирование резолюции по документу;
– принятия решения о постановке документа на контроль, в том числе с возможностью установления срока исполнения поручения;
– согласование (отклонение от согласования) документа;
– подписание документа (резолюции) электронной подписью;
– утверждение (отклонение) отчета по документу;
– формирование отчета по документу;
– поиск документов;
– просмотр статистических отчетов по различным вопросам [3].
Система обеспечивает постоянное присутствие должностного лица в управленческом процессе, позволяет принимать решения круглосуточно, взаимодействовать со всеми сотрудниками без исключения, контролировать ход исполнения любого поручения в режиме реального времени.
Также ЕСЭДД обеспечивает колоссальное движение документов, адресованных руководителю ИОГВ (по статистике Комитета по информатизации и связи за июль 2021 года обработано 4900 документов без учета повторных и переработанных). Следуя принципу единоначалия, должностное лицо обязано пропустить через себя весь поток информации, чтобы расписать задачи подчиненным и принимать управленческие решения в свете новой информации. В состоянии ли руководитель ИОГВ прочитать и проработать такой колоссальный массив информации? Ответ: нет. Возможности человека имеют свои границы, и работа с документами не единственное направление деятельности руководителя высокого уровня. Выходом в такой ситуации послужило направление техническими специалистами ИОГВ документов для рассмотрения и работы напрямую руководителям структурных подразделений и заместителям руководителя ИОГВ. Такое положение дел, с одной стороны, разгружает руководителя ИОГВ, с другой стороны, приводит к тому, что каждый руководитель структурного подразделения (заместитель руководителя ИОГВ) в большинстве случаев самостоятельно решает задачу и не информирует коллег и руководителя ИОГВ. В итоге руководитель ИОГВ и другие должностные лица могут не владеть в полном объеме информацией обо всех изменениях, происходящих в органе власти. Возникают риски ошибок в управленческих решениях.
Таким образом, мы видим, что цифровые технологии могут служить как укреплению государственного управления, так и ослаблению его с позиции реализации принципа единоначалия.
Заметка. Наблюдается тенденция частичного перехода от вертикального управления к горизонтальному (при котором руководители структурных подразделений решают задачи вне зависимости от волеизъявления руководителя ИОГВ, самоорганизуются, ставят перед собой задачи в пределах компетенции ИОГВ и выполняют их). Цифровые технологии создают все условия для этого. На это надо обратить внимание. Проработать. Возникает вопрос: приемлемо ли хотя бы частичное горизонтальное управление в органах власти? Почему нет? Почему да? Положительные и отрицательные стороны? Вопросы требуют проработки и ответа!
Государственные информационные системы не единственные инструменты процесса цифровизации, которые применяют в своей работе сотрудники кадровых подразделений. Широкое распространение в работе кадровиков получили:
- Электронное наставничество. Поручением Комитета государственной службы и кадровой политики администрации губернатора Санкт-Петербурга от 30.05.2016 № 16-44-1201/16-0-0 дан старт внедрению электронного наставничества в ИОГВ. Электронное наставничество — это пакет электронных курсов для вновь назначаемых государственных гражданских служащих, который ориентирован на ускорение их адаптации в органе власти, а также на совершенствование базовых компетенций гражданских служащих. В настоящее время электронное наставничество практикуется во всех ИОГВ Санкт-Петербурга без исключения. Санкт-Петербургский межрегиональный ресурсный центр предоставляет гражданским служащим доступ к электронным курсам и ведет контроль успеваемости обучаемых. Обучение происходит в течение 1–3 месяцев.
- Программа 1С, раздел «Зарплата, кадры, управление персоналом». Предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета, управления персоналом.
- Мессенджеры, в частности Telegram. Использование мессенджеров позволяет непосредственно взаимодействовать с кандидатами, планирующими поступить на гражданскую службу либо на работу в ИОГВ, а также с сотрудниками ИОГВ по рабочим и служебным вопросам.
- Электронное обучение. Электронное обучение гражданских служащих проводится с использованием электронных ресурсов Санкт-Петербургского межрегионального ресурсного центра, вузов.
- Официальные сайты ИОГВ. На страницах официальных сайтов органов власти размещаются объявления о вакансиях, информация о проведении конкурсов.
- Bitrix. Система адаптирована для осуществления управления деятельностью ИОГВ (тестируется в Комитете по информатизации и связи с августа 2021 года).
Таким образом, в статье рассмотрены некоторые вопросы цифровизации деятельности кадровых подразделений в ИОГВ, а именно:
– дана краткая характеристика государственным информационным системам, в которых уже работают кадровики (отмечены достоинства и недостатки в работе сервисов государственных информационных систем);
– акцентировано внимание на возможностях, которые государственные информационные системы предоставляют гражданам (тестирование, подача документов на участие в конкурсе, поиск вакансий);
– обобщены перспективы цифровизации деятельности кадровых подразделений (от внедрения электронного кадрового документооборота, долгосрочного архивного хранения электронных документов до создания единого пространства доверия электронной подписи, электронных паспортов);
– подтверждено примерами из опыта работы, что цифровые технологии могут служить как укреплению управления ИОГВ, так и ослаблению его с позиции реализации принципа единоначалия;
– отмечена тенденция: цифровые технологии создают условия для частичного перехода от вертикального управления ИОГВ к горизонтальному;
– перечислены инструменты процесса цифровизации, которые применяются сотрудниками кадровых служб помимо государственных информационных систем.
Вышеизложенный материал будет подспорьем в первых шагах и дальнейшей деятельности гражданских служащих и работников кадровых подразделений ИОГВ.
Авторы полагают, что некоторые вопросы, изложенные в статье, могут быть дискуссионными, и поэтому предлагают коллегам поделиться мнением (порассуждать) о постепенном изменении функционала кадровых служб (о будущем кадровых служб ИОГВ), перспективах государственного управления (о будущем ИОГВ) и воспитательной работы в ИОГВ (о формирования здорового морально-психологического климата в органе власти) в условиях цифровизации.
Перечень вопросов цифровизации деятельности кадровых подразделений в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, затронутых в статье, не является исчерпывающим и будет дополняться.
Литература:
- Паршин В. Н. О кадровой работе в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга. — Казань : Бук, 2019. — 324 с.
- Положение о Комитете по информатизации и связи, утвержденное постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 27.04.2010 № 450.
- Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 09.07.2014 № 581 «О государственной информационной системе Санкт-Петербурга «Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга».
- Протокол от 02.06.2021 № 1 совещания в Комитете по труду и занятости населения Санкт-Петербурга по вопросу создания государственной информационной системы «Охрана труда и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства» (письмо Комитета по труду и занятости населения Санкт-Петербурга от 07.06.2021 № 02-25-1897/21-0-0).
- Паспорт национального проекта «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержден президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 04.06.2019 № 7.
- Постановление Правительства Российской Федерации от 03.03.2017 № 256 «О федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации».
