На сегодняшний день работа сотрудников любого предприятия во многом связана с обработкой существенных объемов различного рода необходимой информации. При этом ее количество ежегодно возрастает, добавляются новые объемы, которые требуют для своей обработки все большее количество времени и трудовых затрат. Вместе с тем становится необходимым создание большого количества информационных хранилищ, банков данных и систем управления этими данными [1]. В связи с этим становится актуальным тема информационного обеспечения документооборота предприятия, заключающаяся в автоматизации учета основных средств организации на примере ООО «Промэнергосбыт».
Данное предприятие предлагает потребителям — физическим и юридическим лицам подключение к центральной системе ОАО «Россети», обеспечение и сопровождение получения электроэнергии. В составе организации существует структурное подразделение — Административно-хозяйственный отдел (АХО), в структуре которого задействованы несколько специалистов, в том числе: начальник отдела, специалист по информационным технологиям. Для полноценного обеспечения непрерывной работы всего предприятия в организации имеется большой парк оргтехники, требующий своевременного ремонта, обновления и обслуживания. Проектируемая база данных разрабатывается с целью учета оборудования и расходных материалов, необходимых для его обслуживания.
Проанализируем бизнес-процессы по учету оборудования и расходных материалов АХО, составляющими которых являются: рабочие станции, сервера, принтеры и расходные материалы к ним, телефоны и т. д. (Рис. 1). При построении контекстной диаграммы А-0 основной функцией является — Учет оборудования и расходных материалов.
Вход — Данные о поступлении оборудования.
Выход — Выходная документация (заявки на приобретение нового оборудования и расходных материалов, документы списания ТМЦ и т. д.).
В качестве механизмов — Начальник Административно-хозяйственного отдела, Специалист по информационным технологиям, бухгалтер.
Управление — Нормативные документы РФ по учету и списанию товарно-материальных ценностей (Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и т. д.) и нормативные документы организации. Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 2.
Рис. 1. Контекстная диаграмма А-0 AS-IS
Рис. 2. Диаграмма декомпозиции А0 AS-IS
Для анализа информационных потоков на предприятии с точки зрения учета оборудования и расходных материалов, представим данный процесс на диаграмме потоков данных (DFD).
Рис. 3. Контекстная диаграмма потоков данных (DFD)
Существующая на данный момент система учета оборудования и расходных материалов на предприятии ООО «Промэнергосбыт» представляет собой совокупность разрозненных бумажных документов, файлов MS Word и MS Excel, а также данных в программе 1С-Бухгалтерия. Такая неструктурированная система учета не позволяет обеспечивать информационные потребности предприятия, а бумажный документооборот в свою очередь приводит к возникновению следующих проблем: неизбежная потеря документов; раскрытие коммерческой тайны; избыточность документооборота; несвоевременность профилактических и ремонтных работ, что приводит к преждевременному выходу из строя компьютерной и оргтехники и т. д. Выявленный ряд проблем свидетельствует о необходимости разработки автоматизированной информационной системы учета оборудования и расходных материалов в ООО «Промэнергосбыт».
В качестве платформы для разработки предполагается использовать Oracle Database — объектно-реляционную систему управления базами данных как наиболее полно удовлетворяющую требованиям организации-заказчика. Разрабатываемая база данных станет в перспективе средством автоматизации и механизмом управления процессом учета оборудования и расходных материалов. Если в бухгалтерии учет ведется только факта поступившего оборудования (количественные характеристики), то для отдела АХО важными являются его характеристики, месторасположение на предприятии. Эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в базе данных в течение всего периода работы оборудования. Диаграмма прецедентов проектируемой базы данных представлена на рисунке 4.
Проектируемая база данных для АХО ООО «Промэнергосбыт» (ее схема представлена на рисунке 5) содержит таблицы:
Рис. 4. Диаграмма прецедентов
Рис. 5. Схема базы данных
Оборудование — это список оборудования административно-хозяйственного отдела; Расходные материалы — это список расходных материалов, необходимых для нормальной работы оборудования; Программное обеспечение — это список программного обеспечения для компьютеров пользователей и серверов организации; Сотрудник — это список сотрудников организации; Место хранения или работы оборудования — это список существующих мест хранения или работы оборудования; Сотовый оператор — это список сотовых операторов, предоставляющих доступ организации к сотовой связи; Интернет-провайдер — это список провайдеров интернета; Закупки — это список закупок оборудования и расходных материалов.
В качестве примера представлена работа таблиц «Оборудование» (Рисунок 6) и «Место» (Рисунок 7).
Рис. 6. Таблица «Оборудование»
Рис. 7. Таблица «Место»
Таким образом, спроектированная база данных в СУБД Oracle позволит в перспективе сотрудникам Административно-хозяйственного отдела обеспечивать комплексное, оперативное решение вопросов материально-технического снабжения и непрерывного функционирования предприятия.
Литература:
- Токарев А. Н. К вопросу использования информационных технологий в автоматизации управленческой деятельности: статья//Проблемы развития устойчивых отношений между государством, гражданским обществом и бизнесом: вызовы времени. Сборник статей по материалам конференции, посвящённой Дню российской науки (8 февраля 2016 г.). Научный сборник — Балаково: Балаковский филиал ФГБОУ ВПО РАНХиГС. — 2016. С. 47–51.
