В статье автор пытается определить и проанализировать документы, используемые в работе органа исполнительной власти Белгородской области, а также дать их количественную характеристику.

Ключевые слова: номенклатура, документ, министерство.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» документация Министерства жилищно-коммунального хозяйства Белгородской области, входящая в номенклатуру дел подразделяется на: организационно-правовую, организационно-распорядительную, договорную, финансово-бухгалтерскую, обращения, входящая и исходящая корреспонденция.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты, инструкции сотрудников. Оригиналы указанных документов хранятся в отделе контрольно-организационной работы и правового обеспечения департамента по развитию городской среды и организационно-финансового обеспечения Министерства, копии этих документов хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

Организационно-распорядительная документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам и подразделениям совершить определённые действия.

Согласно действующей номенклатуре дел Министерства в организации хранятся:

— распоряжения Губернатора области и Правительства области и др., в части, касающейся основных направлений деятельности, а также присланные для руководства и сведения (копии);

— приказы по основной деятельности, по личному составу и по документам служебного пользования (далее — ДСП).

Приказы по личному составу Министерства жилищно-коммунального хозяйства Белгородской области за 2021–2023 гг. представлены следующими количественными показателями: за 2021 год — 83 документа; за 2022 год — 91 документ; 2023–142 документа.

Рис. 1. Объем приказов по личному составу в Министерстве за 2021–2023 гг.

Приказы по личному составу представлены в Министерстве: приказами о направлении сотрудников в командировку, приказы о материальных выплатах, приказы о поощрении/наказании сотрудников. Рост количества приказов в 2023 году обусловлен увеличением штатной численности сотрудников с 45 до 53 человек.

Приказы по основной деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Белгородской области за 2021–2023 гг. представлены следующими количественными показателями: за 2021 год — 153 документа; за 2022 год — 262 документа; 2023 — 198 документов.

Рис. 2. Объем приказов по основной деятельности Министерства за 2021–2023 гг.

Приказы по основной деятельности представлены в организации приказами: об утверждении нормативов потребления коммунальных услуг, о назначении ответственных за реализацию национальных проектов (отчётов, за организацию и проведение мероприятий и т. д.), об утверждении ключевых показателей деятельности сотрудников, об утверждении проектной документации и т. д. Резкий рост приказов в 2022 году обусловлен увеличением числа реализуемых национальных проектов и штатными изменениями в организации (переназначение ответственных, внесение изменений в действующих приказы и т. д.).

Приказы по ДСП регистрируются отдельно от остальных приказов Министерства жилищно-коммунального хозяйства, учёт документов осуществляет консультант (мобработник), который находится в прямом подчинении Министерства.

Договорная документация регламентирует хозяйственный и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учёту и хранению документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор — дополнительное соглашение к договору — сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)». Основная часть обозначенных документов оформляется и хранится в отделе сводного анализа и планирования жилищно-коммунального хозяйства, а именно:

— договоры, соглашения, контракты, документы (акты, протоколы разногласий) к ним;

— договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия;

— договоры банковского счёта;

— договоры энергоснабжения;

— реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта.

Согласно номенклатуре дел Министерства в организации хранится финансово-бухгалтерская документация, которая содержит информацию о финансовых результатах её деятельности:

— бюджетная смета бюджетного учреждения: по месту разработки и утверждения;

— лимиты бюджетных обязательств: в других организациях;

— справка об изменениях сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: в других организациях;

— выписки из лицевых счетов организаций, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов;

— годовая бюджетная отчётность (балансы, отчёты, справки, пояснительные записки);

— регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки);

— первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка).

Обращения граждан — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — Единый портал), предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Обращения, поступившие в Министерство жилищно-коммунального хозяйства Белгородской области за 2021–2023 гг. представлены следующими количественными показателями: за 2021 год — 2261 документ; за 2022 год — 3148 документов; за 2023 год — 3620 документов.

Рис. 3. Объем обращений в Министерстве за 2021–2023 гг.

Как видно из количественных показателей, количество обращений в орган исполнительной власти ежегодно увеличивается, что обусловлено возрастающим числом вопросов, относящихся к компетенции Министерства, а также проведением политики открытой власти в регионе.

Количественные показатели входящей и исходящей документации Министерства за 2021–2023 годы представлены в таблице 1.

Таблица 1

Объём входящей/исходящей документации Министерства за 2021–2023 гг.

Таким образом, из вышеприведённых данных видно, что объём документооборота Министерства жилищно-коммунального хозяйства ежегодно увеличивается, действующая номенклатура дел охватывает весь объём образуемых документов в организации, систематизирует их, является основным учётным документом и средством поиска в делопроизводстве, служит основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.