В статье автор рассматривает работу с конфиденциальной документацией на современном этапе, затрагивает нормативную базу конфиденциального документооборота и исследует тему электронного конфиденциального документооборота.

Ключевые слова: конфиденциальная документация, конфиденциальный документооборот, делопроизводство, электронный документооборот.

Конфиденциальная документация и работа с ней — это один из самых деликатных в работе видов документации. Она отражает коммерчески ценную информацию или сведения, которые имеют ограниченный доступ, при разглашении которых обладателю будет нанесен ущерб. Её значение огромно для многих организаций, поскольку конфиденциальная документация — основной инструмент общения между компанией и контрагентами. Вдобавок, подобные документы обеспечивают конкурентоспособность компании благодаря своему содержанию. Работа с ними всегда троится на следующих принципах: ограничение доступа и учет. На их основе выстраивается вся работа с подобным видом документов в организации.

Традиционно выделяют следующие типы делопроизводства: общее делопроизводство, конфиденциальное делопроизводство и кадровое делопроизводство. Иногда конфиденциальное делопроизводство объединяют с кадровым, что представляется автору не совсем удобным решением, т. к. в теории объединение этих двух видов документооборота выглядит разумным, но на практике оказывается, что персональные данные и коммерческая тайна, которые составляют основную часть документации кадрового и конфиденциального делопроизводства соответственно не являются настолько схожей в обработке документацией. Это связано с существующей на данный момент законодательной базой, т. к. персональные данные и коммерческая тайна изначально регулируются отдельными федеральными законами и имеют свои особенности работы, закрепленные в данных нормативных актах. Поэтому представляется более корректным разделять конфиденциальное и кадровое делопроизводство.

Конфиденциальный документооборот в организации имеет свою специфику и регулируется отдельными локальными нормативными актами, как, например, инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Составление подобных актов регулируется федеральным законом «О коммерческой тайне» [1], поскольку именно они, согласно закону, составляют основу режима коммерческой тайны в организации. Нормативные аспекты регулирования конфиденциальной документации строятся вокруг Перечня конфиденциальных сведений [2] и федеральных законов. Их общая особенность — они закладывают правовые основы регламентации конфиденциальной документации, в особенности смежные с ней понятия, обеспечение защиты подобной документации и назначение юридической ответственности за нарушения правовых положений.

Работа с документацией подобного плана строится на следующих принципах — учет каждого документа, соблюдение условий режима коммерческой тайны и ограничение на доступ к содержанию конфиденциальной документации. Они обязаны соблюдаться на каждой стали работы с конфиденциальным документом.

Первой стадией работы с документом ограниченного доступа можно считать регистрацию корреспонденции [3]. При поступлении документа уполномоченный сотрудник проверяет целостность конверта, вскрывает его и ставит в левом верхнем углу штамп входящей документации, в котором есть поля для проставления учетного номера и даты поступления. Входящие документы нумеруются в валовом порядке. Информация об учетном номере вносится в журнал учета входящей конфиденциальной документации, куда также вписываются получатель и отправитель документа, его название и дата получения. При отправке подобной документации также документу присваивается учетный номер и сведения о нем вносятся в журнал исходящей конфиденциальной документации.

После конфиденциальный документ направляют отправителю или помещают в текущее дело. Если документ подлежит отправке в дело, сведения о нем вносятся во внутреннюю опись дела, где ему присваивается номер листа. Нумерация в подобных делах идет в валовом порядке, т. е. в порядке поступления или отправки документа. В конце года или при переполнении максимального количества листов идет окончательное оформление дела. Для этого происходит проверка наличия всех нужных документов, проверяется правильность оформления, составляется корешок и обложка дела с обязательным проставлением ограничительного грифа «коммерческая тайна» или «конфиденциально».

У каждого конфиденциального документа есть срок хранения и по его прошествии возникает вопрос об уничтожении документа или отправке на более долгий срок в архив. Для этого формируется экспертная комиссия, действия которой должны регулироваться положением об экспертной комиссии в конкретной организации. Комиссия проводит экспертизу ценности конфиденциальных документов. В случае, если организация крупная, каждое структурное подразделение, которое хранит подобный вид документации, самостоятельно проводит предварительный отбор документов.

На уничтожение определяются конфиденциальные документы, утратившие своё значение для деятельности организации и не имеющие для неё иной ценности, кроме практической, чья актуальность давно прошла. Создается акт об уничтожении конфиденциальной документации и только после его издания можно уничтожать документы. Уничтожение бумажных носителей документов происходит путем измельчения в бумажную сечку или сожжения. Для электронных документов — стирание информации.

При хранении конфиденциальных дел необходимо ежегодно проводить проверку их наличия. Специальная комиссия проверяет наличие исполненных дел и документов в них, убеждается в их присутствии, по итогам проверки составляет акт, в которым перечисляется состав комиссии, вносится перечень конфиденциальных документов, которые должны быть. Конечно, указывается список документов, которые не были обнаружены, если это было выявлено. В конце акта излагаются выводы по итогам проверки, в случае выявления нарушений — предлагаются мероприятия по их устранению.

Многие организации предпочитают вести конфиденциальное делопроизводство в бумажном виде, потому что считают этот вид документооборота более безопасным. Разумеется, это обоснованное утверждение, поскольку это снижает риски утечек информации какими-либо способами, кроме человеческого фактора. Однако современные реалии обязывают переходить на электронный документооборот, и при внедрении систем электронного документооборота (СЭД) для конфиденциальной документации есть свои особенности. Во-первых, СЭД должна иметь высокий уровень шифрования и соответствовать требованиям ФСТЭК или ФСБ и законодательства. У подобных систем более высокая устойчивость к кибератакам. Во-вторых, СЭД должна иметь четкое разделение документопотоков, чтобы избежать возникновения ситуаций, при которых содержание конфиденциальных документов становится случайно известно лицам, не имеющим к ним доступ. В-третьих, в настройках СЭД должны быть предусмотрена возможность настройки доступа в зависимости от роли пользователя, т. е. конфиденциальные документы будут доступны только тем пользователям, у которых работа с подобными документами прописана в служебных обязанностях. Вышеперечисленные требования являются основными при выборе СЭД для внедрения в организации.

Таким образом, можно сделать следующие выводы: работа с конфиденциальной документацией является деликатным делом, поэтому основывается на учете и ограничении доступа. Подобный вид документации регулируется как федеральными законами, так и локальными нормативными актами. В организации конфиденциальный документ проходит различные стадии своего жизненного цикла, которые имеют свои особенности. При этом есть разница между работой с бумажными конфиденциальными документами и электронными.

Литература:

1. О коммерческой тайне: федер. закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (последняя редакция). — Текст: электронный // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/ (дата обращения: 10.06.2025).
2. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 (ред. от 13.07.2015). — Текст: электронный // Справочно-правовая система «КонсультантПлюс»: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_13532/0179b6b5a612a4e6b17de579e3589aa0526bfe79/ (дата обращения: 10.06.2025).
3. Хорольская, Т. Е. Организация работы с документацией, содержащей коммерческие сведения компании / Т. Е. Хорольская, Б. М. Мусаева, А. Г. Дмитриева. — Текст: непосредственный // Вестник Академии знаний. — 2022. — № 48. — С. 365–368.