В статье рассматриваются ключевые аспекты успешного управления распределенными командами, включая создание эффективных рабочих процессов, управление коммуникацией, разрешение конфликтов, проведение удаленных совещаний и обеспечение вовлеченности сотрудников на расстоянии. Авторы также анализируют технологии и инструменты, которые могут помочь менеджерам повысить производительность и достичь лучших результатов в условиях распределенной работы.
Ключевые слова: распределенные команды, удаленная работа, управление проектами, коммуникация, вовлеченность сотрудников, эффективность работы.
This article covers key aspects of managing distributed teams, including creating workflows, managing communications, identifying problems, holding remote meetings, and keeping remote employees responsive. The authors also examine technologies and tools that can help managers increase productivity and achieve better results in distributed work environments.
Keywords: distributed teams, remote work, project management, communication, managerial responsibility, work efficiency.
С появлением интернета и с развитием информационных и цифровых технологий появились распределенные компании, сотрудники которых работают в разных локациях, при этом сотрудники могут находится не только не в одном городе, но и в разных странах. В связи с этим возникли вопросы, каким образом строить эффективное управление подобными организациями. Такие ситуации в какой-то мере возникали и ранее, когда компания вследствие каких-либо причин имела несколько офисов.
Проектные команды таких компаний были физически разобщены, что сказывалось на качестве управления проектами. В большой степени это относится к компаниям, которые разрабатывают сложные программные продукты, потому что, команды состоят из творческих людей, к которым, по нашему мнению, особенно необходим грамотный менеджмент. Эта ситуация нашла своё отражение в книге известного специалиста по разработке специализированного программного обеспечения для компаний различного типа Дж. Ханк Рейнуотера «Как пасти котов» [1]. Многое из этой книги можно перенести в деятельность распределённых компаний в наше время.
Для начала выясним с какими наиболее часто встречающимися проблемами могут столкнуться распределённые команды:
- Координация работы сотрудников из разных часовых поясов
- Налаживание хороших взаимоотношений между людьми, работающими в разных офисах
- Совместная работа специалистов, использующие разные подходы к разработке
- Планирование совещаний или неформальных бесед, когда участники доступны одновременно только через интернет в течение ограниченного времени
Какие основные задачи следует решать менеджеру такой компании? Сначала необходимо сформировать соответствующую структуру управления, которая включает:
— методы и действия, направленные на упорядочение и систематизацию используемой информации;
— распределение конкретных задач между сотрудниками;
— формирование архитектуры программного проекта;
— контроль времени, выделяемого на выполнение задач;
— планирование продуктивности и качества
— отношение к проектным ситуациям, трудным с точки зрения общения и взаимодействия участников проекта.
Объем информации, которая поступает в проектное пространство, довольно большой, особенно в крупных проектах, и не вся информация полезна. Чтобы эффективно использовать её, нужно классифицировать информацию, поэтому во время поступления новой информации актуальными становятся следующие вопросы:
— Какие новые данные могут повлиять на действия в проекте?
— Надежен ли источник информации?
— Следует ли реагировать на поступление информации сразу или подождать?
— Где и как сохранить информацию для быстрого доступа?
— Когда информация потеряет актуальность?
— Как информация соотносится с тем, что уже известно?
Далее необходимо сформировать задачи участникам проектной команды для выполнения. Здесь хорошей идеей будет распределить обязанности в соответствии с интересами, особенно, учитывая, что проект реализуется распределенной командой, участники которой могут находится в различных географических точках и в разных часовых поясах. Не стоит забывать также о возможности перераспределения обязанностей в ходе проекта, если это необходимо.
Скажем несколько слов об проектной архитектуре разработки ПО. Для её построения можно с успехом применять мультиагентные технологии с интеллектуальными агентами на базе использования нейронных сетей [2]. Для этого необходимо на базе мультиагентного подхода смоделировать действия автоматизированной системы, организующей проектную работу в распределенной компании. Важными требованиями к системе являются: высокая эффективность управленческого процесса, качество производимого продукта и комфортные условия работы. Ниже показаны основные управленческие функции, которые должна обеспечивать такая система:
— организационная ― обеспечение эффективного функционирования распределенной системы управления проектами;
— коммуникационная ― организация обмена информацией между заказчиком, менеджерами и работниками;
— аналитически-экспертная ― подготовка вариантов решения, входящих в полномочия агентов;
— мониторинговая ― отслеживание планов и темпов реализации проектов с помощью системы контрольных точек, а также оповещение руководителей проекта (ответственных менеджеров) о возникающих коллизиях, при разрешении которых необходимо участие человека;
— документационно-архивная ― формирование и пополнение базы типовых расчетов, стандартных действий, операций и модулей проектов.
Исходя из обозначенных функций можем выделить, например, группу следующих агентов:
— коммуникации (для общения участников процесса);
— распределения задач (для составления рабочего плана);
— контроля (для проверки соблюдения сроков, требований и т. д.);
— информации (для реализации архивной и аналитической функции).
Каждый агент выполняет назначенную ему функцию, а вместе они составляют часть системы управления проектом. Внутри мультиагентной системы между агентами происходит обмен информацией, необходимой для корректного функционирования. Кроме этого, информация поступает от объектов, взаимодействующих с агентами системы [3].
Агенты тесно взаимодействуют между собой. У каждого из них имеются свои источники для получения информации об состоянии системы. Проектные работы выполняются согласованно в рамках общего плана. У каждого вида работ есть свои менеджеры, работники и заказчики.
В роли заказчиков могут выступать представители маркетингового отдела. За их взаимодействие отвечает агент «Коммуникации». Агент «Информации» занимается предоставлением информации по данным архива, прогнозам и анализу данных, составленным отчетам и оповещениям о решениях агента «Контроля». Агент «Контроля» получает данные от задач и работников, после чего отправляет свое решение как рекомендацию системы. Агент «Распределения задач» отвечает за качественное и равномерное предоставление задач работникам. Он получает информацию о положении дел от работников и списка задач, затем предоставляет эти данные менеджеру, с рекомендациями агента «Контроля». Менеджер проекта принимает решения с учётом полученных данных [4].
На рисунке 1 в общем виде показаны области влияния агентов и объекты, к которым обращаются их сенсоры ― в роли сенсоров могут выступать как сотрудники, так и соответствующие программные и физические объекты (датчики).
Рис. 1. Схема взаимодействия агентов системы
При планировании времени всегда необходимо найти баланс между переработками и щадящим распределением времени ввиду того, что сотрудники могут работать в разных часовых поясах и продумать расписание взаимодействия рабочих групп команды разработчиков, чтобы вне зависимости от пояса, они смогли эффективно проводить рабочие митинги. На рисунке 2 для примера показан алгоритм действий агента «Коммуникации».
Рис. 2. Алгоритм действий агента «Коммуникации»
Взаимоотношение с сотрудниками — это один из самых важных пунктов, если не самый важный. Реализации проектов в распределенных компаниях редко обходится без конфликтных ситуаций. Именно поэтому чрезвычайно важна коммуникационная составляющая, реализацией которой будет заниматься соответствующий интеллектуальный агент.
Покажем несколько популярных сервисов, которые реально используются при реализации сложных проектов.
Jira — обладает широким функционалом, в нем можно планировать исполнение задач, прикреплять менеджеров и работников к задачам, задавать требуемые приоритеты и временные ограничения. Есть надстройки для анализа проектной информации. Однако использование сервиса в иных случаях затруднено из-за объемного функционала.
GanttPro — сервис, основанный на диаграммах Гранта. Обладает хорошей визуализацией происходящего на проекте. Удобен при планировании проекта и во время его исполнения для получения содержательных диаграмм. Функционал по управлению качественно развит, но с организацией коммуникаций имеются серьезные проблемы: нет уведомлений, отсутствует возможность интеграции со специализированными средствами коммуникации. Градации задач также не существует.
Redbooth — простой и интуитивно понятный сервис, позволяющий выстраивать планы на проект, распределять ресурсы, устанавливать дедлайны, хранить историю изменений. Важным достоинством является синхронизация с Google Drive, Gmail и Outlook. К минусам можно отнести отсутствие возможности выставления приоритетов, и отслеживания текущего прогресса.
Основным достоинством предлагаемого прототипа управленческого сервиса, является использование динамичной мультиагентной системы, с помощью которой можно реально компенсировать «минусы» рассмотренных выше систем, что окажет большую поддержку менеджеру, руководящему разработкой продукта в распределенной компании. Клиент-серверная архитектура системы позволяет встраивать её в любой из показанных выше проектных сервисов, предоставляющих помощь при разработке программного обеспечения.
Литература:
- Дж. Ханк Рейнвотер Как пасти котов. Наставление для программистов, руководящих другими программистами. — СПб.: Изд-во Питер, 2019. — 256 с.
- Кияев В. И. Мультиагентные технологии в системах мониторинга и управления. — Актуальные вопросы развития современной науки: теория и практика: сборник лучших докладов. СПб.: Изд-во СПбГЭУ, 2019. — 104 с.
- Бугайченко Д. Ю. Разработка и реализация методов формально-логической спецификации самонастраивающихся мультиагентных систем с временными ограничениями: С.-Петерб. гос. ун-т. — СПб, 2007. — 259 с.
- Кияев В. И., Елисеев П. А. Распределение зон ответственности в виртуальных аутсорсинговых компаниях // Научно-практический журнал «Гипотеза», № 4 (9). — СПб.: Изд-во СПбГЭУ. 2019. — С. 45–50.