Статья посвящена исследованию развития системы управления закупками в городе Москве, являющейся подсистемой Единой цифровой платформы (ЕКИС). Рассматривается история создания ЕКИС, её основные цели и задачи, а также подробно анализируется функциональность Сервиса управления закупками (СУЗ) как ключевого инструмента для организации и проведения закупочной деятельности образовательными учреждениями Москвы. Особое внимание уделяется проблемам и перспективам развития СУЗ, а также его интеграции с другими информационными системами в сфере закупок.
Ключевые слова: автоматизация закупок, Департамент образования и науки, Единая цифровая платформа (ЕКИС), Сервис управления закупками (СУЗ), ЕАИСТ, управление закупками, образовательные учреждения, государственные закупки, Москва.
В современных условиях динамично развивающегося информационного общества автоматизация является ключевым фактором повышения эффективности деятельности государственных учреждений, в частности, в сфере управления закупками. Департамент образования и науки города Москвы (далее — ДОНМ) как один из крупнейших заказчиков в столичном регионе, разрабатывает и внедряет уникальные системы для автоматизации процессов закупок. Сложность и масштаб закупочной деятельности, обусловленные большим количеством подведомственных учреждений и разнообразными потребностями в товарах, работах и услугах, требуют комплексного подхода к автоматизации, учитывающего как специфику образовательной отрасли, так и общие тенденции цифровизации государственного управления.
Эффективное управление закупками является одним из ключевых факторов успешного функционирования любой организации, особенно в сфере образования, где рациональное использование бюджетных средств напрямую влияет на качество предоставляемых услуг. Город Москва активно внедряет цифровые технологии для оптимизации закупочной деятельности, и одним из важных этапов этого процесса стало создание и развитие Единой цифровой платформы (ЕКИС) [3]. Данная платформа объединяет различные информационные системы, обеспечивая прозрачность и эффективность управления ресурсами города.
Единая цифровая платформа (ЕКИС) была создана в Москве с целью централизации и автоматизации процессов управления ресурсами города, и представляет собой не просто набор программ и баз данных, а целую экосистему, которая пронизывает все аспекты образовательного процесса в столице. Это как нервная система, обеспечивающая связь между всеми участниками: учениками, родителями, учителями и администрацией. По сути, это платформа, на которой держится вся цифровая инфраструктура московского образования, и ее значение сложно переоценить [4]. В 2019 году на базе единой комплексной информационной системы введена в действие для работы всех образовательных учреждений система управления закупками (СУЗ) — позволяющая с минимальными затратами и в кратчайшие сроки автоматизировать закупочную деятельностью образовательных организаций, упростить управление закупками, увеличить эффективность контрактной службы [1]. Идея создания ЕКИС возникла из необходимости повышения прозрачности, эффективности и контроля за использованием бюджетных средств. Основные этапы развития ЕКИС можно представить следующим образом:
2010–2015 годы: Формирование концепции ЕКИС, разработка основных модулей и подсистем. В этот период была создана Единая автоматизированная информационная система торгов (ЕАИСТ) г. Москвы, ставшая основой для автоматизации закупочной деятельности.
2016–2020 годы: Активное внедрение ЕКИС в различных сферах управления городом, расширение функциональности существующих модулей и добавление новых. Особое внимание уделялось интеграции ЕКИС с другими информационными системами и сервисами.
2021-настоящее время: Дальнейшее развитие ЕКИС, направленное на повышение удобства использования, расширение аналитических возможностей и интеграцию с новыми технологиями, такими как искусственный интеллект и машинное обучение.
Сервис управления закупками (СУЗ) является ключевой подсистемой ЕКИС, предназначенной для автоматизации процессов планирования, организации и проведения закупок образовательными учреждениями Москвы. СУЗ обеспечивает:
Формирование электронной дорожной карты Межшкольной торговой площадки (МШТП) и города. Межшкольная торговая площадка (МШТП) — это структура управления закупочной деятельностью на уровне межрайонов. С одной стороны, она регулирует закупки каждой образовательной организации, входящей в состав МШТП, с другой позволяет всем участникам осуществлять закупочную деятельность самостоятельно [2].
Сбор потребностей заказчиков совместной закупки. СУЗ предоставляет заказчикам — образовательным учреждениям города Москвы — инструменты для точного определения и формализации своих потребностей в закупках. Это включает в себя указание наименования требуемого товара/услуги, спецификаций, количества, желаемых сроков поставки и других релевантных параметров. Собранные данные о потребностях подвергаются автоматической категоризации и стандартизации в соответствии с общегородскими классификаторами и номенклатурой закупок. Это обеспечивает унификацию заявок и облегчает процесс консолидации.
Передачу данных о лоте в ЕАИСТ. СУЗ формирует проекты лотов для совместных закупок, учитывая консолидированные потребности заказчиков, требования законодательства и с помощью интеграции позволяет передать сформированный лот закупки в ЕАИСТ.
Формирование заявок на согласование закупок. Главный заказчик вносит информацию о товаре, работе или услуге, включая технические характеристики, спецификации, требования к качеству, объему и другие существенные параметры. Для упрощения и стандартизации процесса созаказчики направляют посредство системы отправлять заявки на согласование.
Анализ эффективности закупочной деятельности
Основные элементы СУЗ:
Кабинет главного заказчика (ГЗ): Отображает закупки, главным заказчиком которых назначена организация.
Планирование закупки: Включает реестр всех закупок организации и аналитическую информацию по эффективности планирования закупок.
Претензионная работа: Отображает контракты, по которым ведется претензионная работа.
Заявки: Позволяет формировать и отслеживать заявки на согласование закупок. Уникальность сервиса согласования целесообразности закупок, в полностью электронном
Дорожная карта закупок ГРБС: Отображает закупки всех организаций, подведомственных ДОНМ, включенные в дорожную карту города.
Дорожная карта закупок МШТП: Включает реестр всех закупок МШТП и аналитическую информацию по эффективности планирования закупок МШТП.
Преимущества использования СУЗ для образовательных учреждений Москвы
Внедрение СУЗ в образовательных учреждениях Москвы позволило достичь значительных улучшений в сфере управления закупками:
Повышение прозрачности закупочной деятельности: СУЗ обеспечивает централизованный доступ к информации о закупках, что позволяет контролировать процесс на каждом этапе.
Увеличение эффективности использования бюджетных средств: СУЗ позволяет проводить анализ предстоящих закупок, объединять несколько закупок в одну по однородным и однотипным типам товаров, работ и услуг.
Сокращение времени на проведение закупок: Автоматизация процессов планирования и организации закупок позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на эти операции.
Улучшение взаимодействия между участниками закупочного процесса: СУЗ обеспечивает удобный интерфейс для взаимодействия между заказчиками и контролирующими органами.
Снижение риска ошибок и нарушений: Автоматизированные проверки и контроли позволяют минимизировать риск ошибок и нарушений в процессе закупок.
Оперативность и прозрачность принятия решений, с помощью подсистемы согласования целесообразности закупок, которая обусловлена полной цифровизацией процессов, включая межведомственное взаимодействие, что.
Проблемы и перспективы развития СУЗ
Несмотря на значительные успехи, в процессе использования СУЗ выявились и некоторые проблемы, требующие решения:
Технические ограничения: Отсутствие некоторых функциональных возможностей, таких как запрос ценовых предложений после консолидации потребностей заказчиков.
Интеграция с другими системами: Необходимость улучшения интеграции СУЗ с другими информационными системами, такими как ЕАИСТ и системы бухгалтерского учета.
Недостаточная квалификация персонала: Необходимость повышения квалификации персонала образовательных учреждений в области использования СУЗ и других цифровых инструментов управления закупками.
Перспективы развития СУЗ связаны с расширением функциональности, улучшением интеграции с другими системами и повышением квалификации персонала. В частности, планируется:
Внедрение новых модулей и подсистем, обеспечивающих поддержку новых видов закупок и закупочных процедур.
Разработка инструментов аналитики, позволяющих проводить более глубокий анализ закупочной деятельности и выявлять возможности для повышения эффективности.
Внедрение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для автоматизации рутинных операций и принятия решений на основе анализа больших данных.
Интеграция СУЗ с ЕАИСТ
Интеграция СУЗ с Единой автоматизированной информационной системой торгов (ЕАИСТ) является важным аспектом развития системы управления закупками в Москве. Интеграция позволяет обеспечить:
Автоматическую передачу данных о закупках из СУЗ в ЕАИСТ для размещения информации о закупках в открытом доступе.
Использование данных из ЕАИСТ для анализа цен и формирования НМЦК в СУЗ.
Автоматическое формирование отчетности о закупках на основе данных из СУЗ и ЕАИСТ.
Однако, как отмечалось ранее, существуют и проблемы в интеграции СУЗ и ЕАИСТ, связанные с техническими ограничениями и необходимостью улучшения обмена данными между системами.
В заключение, проведенное исследование системы управления закупками в городе Москве, являющейся подсистемой Единой цифровой платформы (ЕКИС), позволяет сделать вывод о значительных успехах, достигнутых в области автоматизации и оптимизации закупочной деятельности образовательных учреждений. Создание и развитие ЕКИС и, в частности, Сервиса управления закупками (СУЗ), позволило повысить прозрачность закупок, увеличить эффективность использования бюджетных средств, сократить время на проведение закупок, улучшить взаимодействие между участниками закупочного процесса и снизить риск ошибок и нарушений.
Несмотря на достигнутые результаты, в процессе эксплуатации СУЗ выявились некоторые проблемы, требующие решения, такие как технические ограничения, необходимость улучшения интеграции с другими системами (ЕАИСТ) и недостаточная квалификация персонала. Решение этих проблем является важным условием для дальнейшего развития системы управления закупками и повышения ее эффективности.
Перспективы развития СУЗ связаны с расширением функциональности, улучшением интеграции с другими системами, внедрением технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, а также повышением квалификации персонала. Реализация этих перспектив позволит создать еще более эффективную и удобную систему управления закупками, способствующую повышению качества образования в городе Москве.
В целом, можно констатировать, что автоматизация закупочной деятельности в Департаменте образования и науки города Москвы является важным направлением развития системы государственного управления, которое способствует повышению эффективности использования бюджетных средств и улучшению качества предоставляемых услуг. Дальнейшие исследования и разработки в этой области позволят создать еще более совершенные инструменты для управления закупками, отвечающие современным требованиям и вызовам.
Литература:
- Демурчева, М. В. Цифровое управление закупками в работе межшкольной торговой площадки / М. В. Демурчева // Управление изменениями в формировании профессиональных компетенций кадров в сфере закупок для реализации задач цифровой экономики: Сборник статей / Отв. ред. И. П. Гладилина. — Москва: Общество с ограниченной ответственностью «Издательство «КноРус», 2020. — С. 46–50. — EDN RTGRUN.
- Демурчева, М. В. Московский опыт деятельности межшкольных торговых площадок как фактор совершенствования управления закупками / М. В. Демурчева // Государственные закупки в развитии столичного мегаполиса: Сборник научных докладов / Ответственный редактор Гладилина Ирина Петровна. — Москва: Общество с ограниченной ответственностью «Русайнс», 2021. — С. 18–24. — EDN LDQQJK.
- https://center.educom.ru/oauth/auth?code=4b6cf8f73015ab456e246844a4b19967127122cbd7d074&sr=aHR0cHM6Ly9la2lzLm1vc2Nvdy9saw==
- https://telegra.ph/CHto-takoe-Ekis-EKIS-Serdce-cifrovoj-ehkosistemy-moskovskogo-obrazovaniya-01-31