Управление внутренними коммуникациями в компании



В статье раскрывается актуальная и значимая на сегодняшний день тема управления внутренними коммуникациями внутри компании.

Ключевые слова : внутренние коммуникации, управление.

Внутренняя коммуникация — это обмен информацией между сотрудниками и руководством. Она может быть устной или письменной, но обязательно должна быть донесена до всех заинтересованных лиц. Она позволяет каждому сотруднику работать над общей целью, а также чувствовать, что у него есть поддержка со стороны руководства. Однако, если в организации нарушена внутренняя коммуникация, сотрудники не будут эффективно работать, а бизнес будет постоянно переживать кризис. Именно поэтому так важно вовремя наладить внутрикорпоративные каналы связи. В рамках данной статьи мы рассмотрим, как организовать внутреннюю коммуникацию в организации. В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и техническим объектам. В научных работах понятие «организация» определяется как:

— внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого; − совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

— объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур [4].

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический. А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать — значит «строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия» [13]. По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели [11]. Отсутствие внутренней коммуникации является одним из самых больших препятствий на пути к сплочению команды. В некоторых компаниях наблюдается дефицит коммуникации между сотрудниками, что может привести к напряженным отношениям в коллективе и даже к конфликтам. Внутренняя коммуникация может быть направлена на изменение поведения человека, его отношение к выполняемой деятельности, на формирование новых личностных смыслов и способов мышления. В зависимости от задач, которые ставит руководитель, внутренняя коммуникация делится на два вида:

1. Коммуникации, направленные на повышение эффективности работы сотрудников. Сюда относятся такие коммуникации, как: информирование о целях и задачах, стоящих перед организацией; разъяснение особенностей организационной структуры; предоставление необходимой информации о структуре организации, ее функциях, о ее подразделениях, о том, какие задачи решает каждое из них; доведение до сотрудников решений, принятых руководством, и их реализация; Все больше компаний начали уделять внимание формированию позитивного опыта сотрудников: согласно данным Gallagher [6], 68 % HR-специалистов обсуждают развитие опыта сотрудников на уровне топ-менеджмента. В половине компаний выработаны четкие указания по построению ЕХ, в другой половине над этим работают без формализованных процедур. Особое внимание при формировании EX уделяется таким элементам, как увлеченность сотрудников работой, гибкость в выстраивании рабочего процесса, привлечение и удержание талантов.
2. Коммуникации, связанные с формированием корпоративной культуры. К ним относятся: обучение персонала; создание корпоративной системы информирования и обучения; организация системы внутреннего PR.

Обычно у организации имеется несколько целей внутренней коммуникации. Например, для достижения целей подразделения в компании может быть установлена задача по увеличению количества клиентов, а для достижения миссии организации — достижение более высоких продаж. Для достижения этих целей сотрудники должны быть проинформированы о том, как они работают, какие результаты являются ключевыми, какую роль играют в достижении целей организации, а также как можно улучшить свою работу.

Автор книги «Вовлечённость персонала. 7 шагов к пониманию» Анна Егорова пишет о том, что у вовлечённого сотрудника есть несколько признаков.

1. Рекомендует компанию в качестве работодателя.
2. Прилагает дополнительные усилия (улучшает качество работы, работает сверхурочно, тратит своё время на развитие и обучение).
3. Выполняет действия, выходящие за рамки своих функций (проявляет инициативу, выдвигает предложения, работает в новых проектах и так далее). [7]

Термин «вовлечение» (engagement) впервые применил профессор Кевин Томпсон и означает следующее: «Чтобы донести обещание бренда до потребителя, работник должен полностью понимать и разделять ценности бизнеса». [12] Вовлечённость — это физическое, эмоциональное и интеллектуальное состояние, которое мотивирует сотрудников выполнять их работу как можно лучше. Компании используют исследование вовлечённости персонала для диагностики отношения сотрудников к своей работе и компании, а также для оценки работы менеджеров и HR-служб. Вовлечённость персонала влияет на совокупный доход акционеров, производительность, текучесть кадров и удовлетворённость потребителей.

Цели внутренней коммуникации могут включать в себя следующие результаты: повышение качества работы сотрудников; повышение удовлетворенности работой; повышение производительности труда; повышение лояльности к компании и ее сотрудникам; повышение мотивации сотрудников компании; повышение эффективности использования ресурсов компании; повышение конкурентоспособности компании; повышение эффективности управления компанией; развитие корпоративной культуры компании; повышение квалификации сотрудников; снижение текучести кадров.

Система управления внутренними коммуникациям должна быть ориентирована на реализацию следующих функций:

1. Информационно-аналитическая функция — это сбор, обработка и анализ информации, необходимой для принятия управленческих решений, и ее использование для оптимизации внутренней среды компании.
2. Коммуникационная функция — обеспечение передачи информации от субъекта управления к объекту управления.
3. Функция обратной связи — получение информации от объекта управления и передача информации субъекту управления с целью корректировки принимаемых решений и оценки их эффективности.

Внутренний коммуникационный канал является одним из важнейших элементов корпоративной культуры. Это не только технология, но и стратегия, и стиль, которые позволяют компании вести диалог с клиентами и персоналом. И хотя использование коммуникаций внутри компании — это неотъемлемая часть стратегии любой организации, не все руководители понимают важность внутреннего канала коммуникации и не уделяют ему должного внимания. Он играет важную роль в становлении и развитии компании. Использование коммуникаций внутри компании — это неотъемлемая часть стратегии любой организации, которая стремится к успеху. В условиях высокой конкуренции внутренний коммуникационный канал играет большую роль, позволяя компании быть конкурентоспособной на рынке и привлекать новых клиентов. Сегодня процесс коммуникаций становится все более сложным и многогранным. Поэтому его необходимо правильно организовать. В данной статье мы рассмотрим, как это можно сделать. Коммуникационный канал — это совокупность средств для передачи информации от одного участника к другому.

Если компания использует только один канал коммуникации, то она не может рассчитывать на достижение поставленных целей. В этом случае компания не сможет эффективно управлять коммуникациями внутри организации. Чтобы добиться успеха, необходим целый комплекс коммуникационных инструментов, которые используются вместе с другими каналами.

Инструменты внутренней коммуникации являются одними из важнейших активов компании. Они позволяют не только эффективно доносить до сотрудников компании информацию о ее миссии, ценностях, целях и задачах, но и эффективно управлять ими, обеспечивая обратную связь и вовлеченность персонала в процессы компании.

В качестве инструментов внутренней коммуникации используются:

1. Информационные бюллетени (пресс-релизы, отчеты, интервью, стенгазета, газета, журнал и т. п.).
2. Электронные средства информации (электронные доски, веб-сайты, электронные рассылки, электронная почта, видеоконференции и т. д.).
3. Интервью и выступления руководителей компании (для проведения интервью с руководством организации может быть использован любой из перечисленных выше инструментов).
4. Корпоративный календарь.

Анализ внутренней коммуникации в организации показывает, что в компании существует множество различных каналов. В большинстве случаев они имеют прямую и обратную связь. При этом в большинстве компаний существуют только два канала обратной связи: «сверху вниз» (руководитель — подчиненный) и «снизу вверх» (сотрудник — руководитель). Это происходит потому, что большинство руководителей не могут общаться с подчиненными из-за отсутствия навыков общения. Однако, как правило, все каналы коммуникаций пересекаются, а это может привести к тому, что информация в разных подразделениях будет противоречивой. В такой ситуации очень важно создать канал, который будет обеспечивать своевременную передачу информации. К таким каналам относятся внутренние коммуникации.

Внутренние каналы коммуникации включают в себя внутренние коммуникации компании.

К ним относятся:

— внутренние корпоративные коммуникации;

— коммуникации между подразделениями;

— коммуникация между сотрудниками компании.

Таким образом, работа по управлению внутренними коммуникациями организации разнообразна и достаточно объемна. При этом в ней присутствует как формальный, так и неформальный элементы. Формальный компонент управления внутренними коммуникациями представлен в виде определенных процедур и правил, которые регламентируют общение персонала организации, в том числе и управленцев. В то же время, управление внутренними коммуникациями не сводится только к формальному регламенту.

Поэтому важно учитывать и использовать в своей деятельности различные подходы к управлению, в частности, методы управления, которые применяются в зависимости от конкретного случая, ситуации и специфики организации. Кроме того, необходимо отметить, что при управлении внутренними коммуникациями не следует забывать о существовании внешних коммуникаций, т. е. об отношениях с партнерами, клиентами, поставщиками, государственными органами.

Литература:

1. Асташина, О. В. Коммуникативные стратегии в организации / О. В. Асташина // Вестник науки и образования Северо-Запада России. — 2015.
2. Бабосов, Е. М. Особенности коммуникации в организационных моделях различных типов / Е. М. Бабосов, А. А. Трусь // Вестник Московского университета. Серия 18: Социология и политология. — 2015. — № 3. — С. 95–114.
3. Данилова А. С. Развитие корпоративной культуры посредством эффективных коммуникаций организации / А. С. Данилова, О. М. Федорова, С. В. Здрестова-Захаренкова // Вестник Северо-Кавказского федерального университета, 2016.
4. Деловые коммуникации / Под ред. В. П. Ратникова. — М.: Юрайт, 2017.
5. Деловые коммуникации / Под. ред. Т. Ю. Анопченко. — М.: КноРус, 2018.
6. Доронина, Е. Б. Повышение эффективности создания и функционирования сложных систем на основе анализа коммуникативных процессов / Е. Б. Доронина // Science Time. — 2016. — № 4. — С. 244–254.
7. Егорова, А. Вовлеченные сотрудники / А. Егорова // Бомбора. — 2023.
8. Егоршин, А. П. Деловые коммуникации / А. П. Егоршин. — М.: НИМБ, 2015.
9. Коноваленко, В. А. Основы интегрированных коммуникаций / В. А. Коноваленко, М. Ю. Коноваленко, Н. Г. Швед. — М.: Юрайт, 2015. — 486 с.
10. Конушкина, А. О. Современные коммуникации: организационный подход / А. О. Конушкина, А. В. Федорова // Инновационная наука. — 2015. — № 3.
11. Мескон, Майкл Основы менеджмента / Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. — М.: Дело, 2015 . — 704 c.
12. Томпсон, К. Революция сотрудников: корпоративный внутренний маркетинг.
13. Файоль, А. Общее и промышленное управление / А. Файоль.